Skoro jesteś menedżerem, to z pewnością wiesz, że delegowanie zadań jest ważnym elementem zarządzania, ponieważ nie tylko zyskujesz czas na robienie bardziej ambitnych zadań i własny rozwój, ale także poprzez delegowanie możesz rozwijać kompetencje pracowników, wzmacniać ich motywację i zaangażowanie.
By delegowanie spełniło te założenia i przyniosło korzyści, Ty jako menedżer rozwijasz swoje różnorodne kompetencje i umiejętności.
Zatem jakie kompetencje i umiejętności wspierają delegowanie?
Oto kilka najważniejszych:
Ocena – właściwa czyli realistyczna, oparta na faktach, nie na przekonaniach i dopasowana do zadania, które należy wykonać. Chodzi o ocenę ilości zadań, stopnia ich trudności i ilości potrzebnego czasu do ich wykonania. Dzięki takiej ocenie zdasz sobie sprawę, że wiele zadań można delegować i że dzięki temu zostanie ono wykonane we właściwym czasie i przez właściwych ludzi. Wiem, że niemal każdy myśli, że jest najlepszy w tym, co robi. I bardzo dobrze. Jednak warto zdać sobie sprawę, że wiele z zadań, które ja robię bardzo dobrze, inni też potrafią świetnie realizować. Z drugiej strony ocenie powinno towarzyszyć realne spojrzenie na to, co można i należy zrobić osobiście, a co można delegować. Nie jest dobrym rozwiązaniem delegowanie wszystkich zadań, a samemu tylko to nadzorować i ciągle kontrolować.
Praca nad własnymi przekonaniami – każdy z nas ma w głowie wiele przekonań, na przykład „mam tak dużo pracy, iż szkoda marnować czas na objaśnienie i kontrolę delegowanych zadań, a sam wykonam to szybciej” lub „nikt nie zrobi tego tak dobrze jak ja” lub „jeśli dam to do zrobienia komuś innemu, to stracę nad tym kontrolę”. Takie przekonania nie pomagają ani w realizacji zadań, ani w budowaniu zespołu, a już zdecydowanie nie pomagają w budowaniu własnego autorytetu. Przekonania można zmienić, jednak wymaga to czasu i dobrze jest to robić z pomocą kogoś, kto potrafi w tym pomóc. I warto pamiętać, że tego typu przekonania są często blokadą we własnym rozwoju, a ich zmiana pomaga stawać się lepszym menedżerem i osiągać sukcesy.
Szerokie i perspektywiczne spojrzenie oraz kompetencje społeczne – zrozumienie, że w przypadku osiągnięcia celu ważniejsza od „moje ja” i od obawy o utratę kontroli jest praca zespołowa i połączone umiejętności, wiedza i czas osób zaangażowanych w dany projekt lub zadanie.
Zaufanie do umiejętności i zaangażowania pracowników. Oczywiście zaufanie musi być oparte na Twojej wiedzy o umiejętnościach, wiedzy i zaangażowaniu pracowników, a zadania należy delegować właściwie do poziomu rozwoju pracownika. Z pewnością wiesz, że komuś, kto mało wie i potrafi, daje się zadania łatwiejsze i pomaga się takiemu pracownikowi, a świetnym specjalistom i ekspertom w danej dziedzinie daje się zadania ambitne i dużą lub pełną samodzielność.
Komunikacja i słuchanie – umiejętność przekazania informacji na temat zadania do realizacji w taki sposób, aby precyzyjnie opisać jego cel, zakres, termin, odpowiedzialność pracownika, możliwość samodzielnych decyzji. Do komunikacji należy również wspólne z pracownikiem określenie sposobu monitorowania (jeśli jest taka potrzeba), wsparcia ze strony menedżera lub innych osób oraz stopnia zaangażowania menedżera. Bardzo ważne jest upewnienie się, że zarówno ty jako menedżer i pracownik rozumiecie wszystko tak samo i omówienie ewentualnych pytań lub wątpliwości pracownika. Na tym etapie umiejętność słuchania odgrywa znaczącą rolę.
Motywacja – pokazanie pracownikowi korzyści wynikających z podjęcia się i właściwej realizacji delegowanego zadania.
Autor:
Elżbieta Majewska
Coach klasyczny i kryzysowy, mentorka, trenerka biznesu i radzenia sobie z wyzwaniami oraz stresem, menedżer z wieloletnim doświadczeniem w zarządzaniu. Specjalizuje się w pracy nad budowaniem i wzmacnianiem kompetencji miękkich z zakresu Inteligencji Emocjonalnej.